Regole e indicazioni pratiche per l’uso della PEC: come preservare la validità giuridica dei messaggi di posta elettronica certificata con firma digitale.
Validità giuridica PEC: come preservarla
Nel contesto professionale, infatti, troppo spesso la validità giuridica viene meno a causa di errori, omissioni o prassi errate che rendono inefficace il meccanismo presente dietro al concetto di PEC. Il vademecum ricorda che la PEC è:
Il “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”, in conformità al DPR 68/2005 ed alle Regole tecniche di riferimento.
- per i messaggi PEC inviati è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, che contiene il messaggio originale, i relativi allegati e il file “daticert.xml” che riproduce in formato elaborabile automaticamente, l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio;
- per i messaggi PEC ricevuti è opportuno conservare la busta di trasporto (anch’essa contenente il file “postacert.eml” del messaggio originale e il file “daticert.xml”).
Prova della notifica
Il vademecum sottolinea inoltre come al punto di vista processuale ed operativo tra le forme di notifica o comunicazione previste rientri anche la PEC. In particolare la prova della notifica può essere fornita mediante documento telematico o mediante documenti cartacei che riproducano esattamente tutti gli atti spediti, debitamente sottoscritti con firma digitale. Questo significa che, al fine di dare prova della corretta (e perfezionata) notifica è necessario produrre, in mancanza di prova telematica (al momento non ancora ammessa):
- la stampa dell’atto notificato in PDF con firma digitale, se si tratta di allegato;
- le ricevute di accettazione e consegna completa della PEC;
- il certificato di firma digitale del notificante;
- il certificato di firma del gestore di PEC.
